Contenido
📦 1. ¿Qué es este sistema?
El sistema de Remisiones se usa para dejar evidencia formal de movimientos de insumos y equipos, sin necesidad de crear tareas en ClickUp. Cubre tres situaciones:
- Entrega de insumos o equipos a un técnico o proyecto (salida definitiva).
- Recibo de insumos devueltos o de equipos que ingresan a laboratorio (entrada).
- Préstamo de equipos que deben regresar, con control de la fecha de devolución.
🔑 2. Cómo ingresar
Entra a la dirección del sistema de Remisiones y escribe la contraseña de tu sede. El sistema identifica automáticamente si eres Medellín o Barranquilla según la contraseña que uses — no necesitas seleccionar la sede aparte.
🔀 3. Insumo vs Préstamo
Lo primero que eliges al crear un documento es el tipo. Esta elección define si el sistema hace seguimiento del movimiento o no.
| Tipo | Cuándo usarlo | ¿Requiere seguimiento? |
|---|---|---|
| Insumo | Entrega de insumos, recibo de insumos devueltos, o equipos que llegan a laboratorio (sin necesidad de devolución posterior) | No — queda Cerrado de una vez |
| Préstamo | Equipo que sale y debe regresar en una fecha determinada | Sí — queda Prestado hasta que se marque como devuelto |
📤📥 4. Salida vs Recibo
Cuando eliges el tipo Insumo, aparece un segundo selector para indicar la dirección del movimiento:
- Salida (Entrega): estás entregando insumos o equipos a alguien (un técnico, un proyecto).
- Entrada (Recibo): estás recibiendo de vuelta insumos que no se usaron, o un equipo que llega a laboratorio.
Esta elección solo cambia el título del documento impreso y cómo se identifica en el historial — los campos que llenas son los mismos en ambos casos. El tipo Préstamo no tiene este selector, porque un préstamo siempre inicia como salida; su regreso se documenta aparte, en la sección de devoluciones.
📝 5. Datos del encabezado
Antes de los ítems, el formulario pide información general del documento:
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Proyecto / Cliente | Relaciona la remisión con un proyecto o cliente específico, si aplica |
| Documento Vinculado | Referencia libre a otro documento relacionado (ej. número de una requisición previa) |
| Observaciones Generales | Cualquier nota adicional sobre el movimiento completo |
| Fecha | Se llena automáticamente con la fecha de hoy y no se puede editar |
| Cargo | Cargo de la persona que recibe |
| Recibido por | Nombre completo de quien recibe (técnico, laboratorio, bodega — según el movimiento) |
| Entregado por | Nombre de quien entrega |
| Fecha estimada de devolución | Solo aparece si el tipo es Préstamo. Es obligatoria. |
📋 6. Agregar ítems
Cada ítem de la remisión tiene los mismos campos que ya conoces del sistema de Requisiciones:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Código | Código del insumo o equipo, si lo tiene |
| Insumo Solicitado | Descripción del insumo o equipo |
| Cantidad Requerida | Número de unidades |
| Unidad de Medida | UND, KG, MT, ML, LT, CJ, GL o M2 |
| Observaciones | Nota específica de ese ítem (opcional) |
🔍 7. Catálogo de insumos
El campo "Insumo Solicitado" tiene autocompletado: al empezar a escribir, te sugiere insumos ya existentes en el catálogo real de la empresa (el mismo que usa Requisiciones). Esto aplica igual para ítems de tipo Insumo y para equipos de Préstamo.
✅ 8. Registrar e imprimir
Antes de registrar, revisa siempre el consecutivo en la esquina superior del formulario — es el número que va a quedar asignado permanentemente al documento.
📚 9. Historial
En la pestaña Historial y Préstamos puedes consultar todas las remisiones ya registradas de tu sede.
| Filtro | Qué hace |
|---|---|
| Mes | Muestra los documentos registrados en ese mes |
| Tipo | Insumo, Préstamo, o todos |
| Estado | Prestado, Vencido, Devuelto, Cerrado, o todos |
Cada fila tiene tres acciones posibles: Ver / Reimprimir (abre el documento tal como quedó, listo para imprimir de nuevo), Corregir (ver sección 11), y — solo para préstamos activos — Marcar devuelto.
🔧 10. Préstamos y devoluciones
Los documentos tipo Préstamo pasan por tres estados posibles:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Prestado | El equipo salió y todavía no se ha marcado su devolución |
| Vencido | Ya pasó la fecha estimada de devolución y el equipo sigue sin devolverse — el sistema lo detecta automáticamente |
| Devuelto | Ya se registró la devolución |
Cómo marcar una devolución
✏️ 11. Corregir una remisión
Si te equivocaste al llenar un dato después de registrar, no necesitas crear un documento nuevo ni contactar a nadie — puedes corregirlo directamente, sin gastar un nuevo consecutivo.
Qué se puede corregir y qué no
| Se puede corregir | No se puede corregir |
|---|---|
| Recibido por, Cargo, Entregado por, Proyecto/Cliente, Documento Vinculado, Observaciones, ítems, fecha estimada de devolución | Consecutivo, sede, tipo, dirección y fecha del documento |
❓ 12. Preguntas frecuentes
Me equivoqué al llenar un dato después de registrar, ¿puedo editarlo?
Sí. Usa el botón Corregir desde el historial — no necesitas crear un documento nuevo ni contactar a nadie. Ver la sección 11 para el detalle completo. Ten en cuenta que el consecutivo, la sede, el tipo, la dirección y la fecha no se pueden corregir.
¿Por qué no puedo cambiar de sede sin salir?
La sede queda fija por sesión para evitar que, por accidente, se registre un documento a nombre de la sede equivocada. Si necesitas trabajar con la otra sede, usa Salir e ingresa de nuevo con la otra contraseña.
¿El consecutivo se puede saltar o repetir?
No. Cada sede tiene su propia numeración consecutiva (REM-MED-2026-XXX / REM-BAQ-2026-XXX) que solo avanza cuando confirmas un registro. No se puede repetir ni reutilizar un número ya usado.
¿Qué pasa si un préstamo nunca se devuelve?
El sistema lo marca automáticamente como Vencido cuando pasa la fecha estimada, para que sea visible en el historial. El estado se actualiza solo — no requiere ninguna acción manual hasta que efectivamente se registre la devolución.
¿Esto se conecta con ClickUp?
Solo para el catálogo de insumos (ver sección 7), y en un solo sentido: Remisiones lee de ClickUp para sugerir insumos, pero nunca crea, edita ni elimina ninguna tarea allá. El registro, historial y devoluciones son 100% independientes de ClickUp.