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📘 Manual de Usuario · Requisiciones

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¿Qué es este sistema?

El sistema de Requisiciones genera el documento de evidencia (PDF) para las solicitudes de insumos de cada sede, con un consecutivo único que queda trazado para auditoría ISO 9001. La información de la requisición se trae directamente desde ClickUp, o se puede ingresar manualmente si ClickUp no está disponible.

Ingreso al sistema

  1. Entra al portal de sistemas y elige la tarjeta "Requisiciones".
  2. Ingresa la contraseña de tu sede (Medellín o Barranquilla). Esta contraseña es independiente de la de Almacén.
  3. Al entrar verás el nombre de tu sede en la esquina superior derecha.
💡 Si necesitas cambiar de sede, usa siempre el botón "Salir" antes de volver a entrar con la otra contraseña. Esto asegura que no quede ninguna información de la sesión anterior en pantalla.

Dos formas de cargar una requisición

Al entrar a la pestaña "Nueva" verás dos botones de origen:

ModoCuándo usarlo
Desde ClickUpEs el modo normal — la requisición ya existe como tarea en ClickUp con sus insumos como subtareas.
Ingreso ManualSolo cuando ClickUp no está disponible. Permite escribir todos los datos y los insumos a mano.
⚠️ Una vez se carga una tarea desde ClickUp, el sistema bloquea automáticamente el modo manual — no se puede editar nada del encabezado ni de los insumos, solo el campo "Observaciones Generales". Esto evita que se alteren datos que ya vienen de la fuente oficial.

Desde ClickUp Paso a paso

1
Abre la tarea de Requisición en ClickUp y copia su ID (o directamente la URL completa de la tarea).
2
Pega el ID o la URL en el campo "ID de tarea ClickUp" del sistema.
3
Presiona "Cargar datos". El sistema trae automáticamente: Solicitado por, Cargo, Aprobado por, Persona Asignada, Fecha, Proyecto/Cliente y la lista de insumos (subtareas).
4
Revisa la vista previa del documento a la derecha. El consecutivo que aparece ya es el próximo disponible (aún no se ha consumido).
5
Escribe las Observaciones Generales si aplica — es el único campo editable en este modo.
6
Presiona "Registrar y descargar PDF". En ese momento se asigna el consecutivo definitivo, se escribe en ClickUp y se guarda en el historial.
7
Usa el botón "🖨 Imprimir PDF" para guardar o imprimir el documento final.
🖨️ Si la requisición tiene pocos insumos, el documento siempre ocupa una hoja completa. Si tiene muchos, crece automáticamente a 2 o 3 hojas — no necesitas ajustar nada manualmente.

¿Qué pasa si la tarea es de la otra sede?

El sistema valida automáticamente que la tarea pertenezca a tu sede. Si intentas cargar una tarea de Barranquilla estando en sesión de Medellín (o viceversa), verás un mensaje de error y no se cargará nada.

🔄 Corregir una requisición ya registrada

Si después de registrar una requisición te das cuenta de que algo estaba mal (un insumo, una cantidad, el proyecto, etc.), corrígelo directamente en la tarea de ClickUp y vuelve a cargarla en el sistema con el mismo ID.

El sistema detecta automáticamente que esa tarea ya tiene un consecutivo asignado y, en vez de "Registrar", te muestra un aviso azul y el botón cambia a "🔄 Actualizar documento (mismo consecutivo)".

💡 Al actualizar, el documento guardado se reemplaza con los datos corregidos, pero el consecutivo (ej. REQ-MED-2026-005) se mantiene exactamente igual — no se genera uno nuevo ni se vuelve a escribir en ClickUp. Esto evita "quemar" números de consecutivo por simples correcciones.

Ingreso Manual Paso a paso

⚠️ Usa este modo solo si ClickUp no está disponible. Lo ideal es que, apenas ClickUp vuelva a funcionar, la requisición también quede creada allá para mantener la trazabilidad completa.
1
Elige el botón "✏️ Ingreso Manual" (solo está disponible si no has cargado ninguna tarea de ClickUp todavía).
2
Llena los campos: Solicitado por, Cargo, Aprobado por, Persona Asignada, Fecha de Requisición y Proyecto/Cliente.
3
Presiona "+ Agregar ítem" por cada insumo que se necesite. Cada ítem tiene: Insumo solicitado, Cantidad, Unidad de medida y Observaciones.
4
Puedes quitar un ítem con el botón "✕" en la esquina de cada tarjeta de insumo.
5
Escribe las Observaciones Generales si aplica.
6
Presiona "Registrar y descargar PDF". Como no hay tarea de ClickUp asociada, el consecutivo se genera y guarda igual, pero no se escribe en ningún campo de ClickUp (porque no hay tarea a la cual escribirle).

Reiniciar el formulario

El botón "🔄 Nueva requisición (reiniciar)" borra todo lo cargado (de ClickUp o manual) y vuelve a habilitar la elección de modo. Útil si te equivocaste de tarea o quieres empezar de cero.

Historial de Requisiciones

La pestaña "Historial" muestra automáticamente todas las requisiciones registradas del mes actual de tu sede, sin necesidad de hacer nada más.

Consultar otro periodo

  1. Cambia el Año y/o el Mes en los campos de filtro.
  2. Presiona "Consultar" para traer los registros de ese periodo.
💡 El historial de tu sede es independiente del de la otra sede y del historial de Almacén — cada sistema guarda su propia trazabilidad por separado.

Preguntas frecuentes

Corregí algo en ClickUp después de registrar. ¿Cómo actualizo el documento?▾
Carga la misma tarea de nuevo con su ID. El sistema detecta que ya tiene un consecutivo asignado y te muestra el botón "🔄 Actualizar documento (mismo consecutivo)". Al presionarlo, se guarda la versión corregida con el mismo número — no se genera un consecutivo nuevo.
¿Por qué mi documento salió en 2 o 3 hojas?▾
Es normal cuando la requisición tiene muchos insumos — el documento crece automáticamente para que ningún ítem ni la sección de firmas se corte a la mitad entre una hoja y otra. Con pocos insumos, siempre ocupa exactamente una hoja completa.
¿El N° de Requisición en ClickUp muestra el formato completo (REQ-MED-2026-005)?▾
Sí, el campo "N° de Requisición" en ClickUp guarda el consecutivo completo con su prefijo, igual que en el documento PDF y en el historial del sistema. (Nota técnica para quien administre el sistema: este campo depende de que su tipo en ClickUp sea de texto — si alguna vez alguien lo cambia a un campo numérico, dejará de aceptar el formato completo y habrá que ajustar el sistema nuevamente.)
Cargué una tarea pero el consecutivo cambió al presionar Registrar. ¿Es normal?▾
El número que ves justo después de cargar la tarea es una previsualización del próximo consecutivo disponible — no está reservado todavía. Si otra persona de tu misma sede registra una requisición entre que tú cargaste la tuya y presionaste "Registrar", el número real puede correrse en uno. El consecutivo definitivo es siempre el que aparece justo después de presionar "Registrar y descargar PDF".
¿Por qué no puedo cambiar al modo "Ingreso Manual"?▾
Porque ya cargaste una tarea desde ClickUp en esta sesión. Para volver a habilitar la elección de modo, presiona "🔄 Nueva requisición (reiniciar)".
¿Qué pasa si me equivoco de sede al cargar una tarea?▾
El sistema lo detecta automáticamente y muestra un mensaje de error indicando a qué sede pertenece la tarea — no deja continuar con datos de otra sede.
Necesito cambiar de sede (de Medellín a Barranquilla o viceversa). ¿Cómo lo hago correctamente?▾
Siempre usa el botón "Salir" en la esquina superior y vuelve a entrar con la contraseña de la otra sede. Esto limpia por completo cualquier dato en pantalla de la sesión anterior.
¿Este sistema es lo mismo que Almacén?▾
No. Son sistemas independientes: contraseñas distintas, Workers distintos, e historial separado. Están conectados únicamente por el mismo Portal de acceso.

Checklist rápido antes de registrar