1.Qué es el FIT-001
El FIT-001 (Formato de Transferencia a Ejecución) es el registro formal que certifica que un proyecto ya cerrado comercialmente tiene toda la información técnica, contractual y de riesgos necesaria para que Ejecución lo reciba sin sorpresas. Es la evidencia del paso de "vendido" a "en ejecución".
Este módulo reemplaza el diligenciamiento en papel o en documentos sueltos. Cada área diligencia solo su parte, el sistema lleva el documento de un área a la siguiente, avisa a quien le toca actuar y deja trazabilidad de quién hizo qué y cuándo.
Fuente de verdad: el portal es el registro oficial del FIT-001. ClickUp refleja lo que dice el portal para el seguimiento en el tablero. Si hay diferencia entre ambos, manda el portal.
2.Ingresar al módulo
- Entra al portal
https://portal.tickets-ne.com.coy haz clic en la tarjeta 🤝 Transferencia a Ejecución. - Haz clic en Iniciar sesión con Google y elige tu cuenta corporativa @nebulae.com.co. Otras cuentas no tienen acceso.
- Si es tu primera vez, verás un mensaje indicando que tu cuenta quedó registrada pero sin rol. Pide a un administrador que te asigne el rol desde Administrar usuarios; después vuelve a iniciar sesión.
La sesión dura 12 horas. Recargar la página no cierra la sesión.
3.Roles y permisos
Cada persona tiene un solo rol. El sistema habilita o bloquea (🔒) cada sección según el rol.
| Rol | Qué diligencia | Acciones clave |
|---|---|---|
| Negocios | Secciones 3, 4 y 5 (bloque comercial); apoya 7, 9, 11 y 15; su fila en 12 y la aprobación del Director de Negocios en 13 | Crea la transferencia y confirma el bloque comercial |
| Ingeniería | Secciones 6, 7, 8 y 9 (bloque técnico); apoya 10 y 11; su fila en 12 | Confirma el bloque técnico |
| Operaciones | Sección 10; fila "Proceso ejecutor" en 12; aprobación del Director de Operaciones en 13 | Valida y aprueba como proceso ejecutor |
| Gestor (Gestor de Control de Servicio) | Sección 2 (administración del proceso), 3, 10, 14 y 15 | Coordina, confirma el paso final a Aprobado, devuelve, reincorpora y reabre. Nunca aprueba |
| Admin | Todas las secciones | Todo lo anterior, más administración de usuarios, equivalencias ClickUp, diagnósticos y Anular |
| Calidad y demás roles | Ninguna (solo lectura) | Consultar e imprimir documentos |
"Director de Negocios" y "Director de Operaciones" corresponden a los mismos roles Negocios y Operaciones; no son roles separados.
4.Flujo de estados
1. NegociosNegocios completa las secciones 3 a 5
→
2. IngenieríaAutomático al confirmar el bloque comercial
→
3. ValidaciónAutomático al confirmar el bloque técnico
→
4. AprobaciónAutomático cuando las 3 validaciones quedan en "Conforme"
→
5. AprobadoEl Gestor confirma cuando ambos directores aprueban
DevueltoEstado lateral: el Gestor devuelve el documento con un motivo y elige a qué estado vuelve
Los pasos con borde dorado ocurren solos, sin esperar al Gestor. En cada paso, el sistema avisa en ClickUp a quien le toca actuar (ver sección 13).
En la parte superior del documento, una línea de etapas muestra el estado actual, y junto a los botones aparece qué hace falta para avanzar.
5.Pantalla principal y "Tu acción"
Al entrar verás el listado de transferencias con su consecutivo, cliente, proyecto, estado y fecha de actualización.
Columna "Tu acción"
Indica qué te toca hacer a ti en cada documento, según tu rol. Ejemplos: ● Completar bloque comercial ● Validar (sección 12) ● Aprobar (sección 13) ● Revisar devolución ● Confirmar Aprobado. Si ves "—", no tienes nada pendiente en ese documento.
Filtros
- Buscador: filtra por consecutivo, cliente o proyecto.
- "Mostrar solo lo que está pendiente de mi acción": deja solo los documentos donde tienes algo por hacer, y muestra cuántos son.
Enlaces directos
Los avisos de ClickUp traen un enlace del tipo …/transferencia#FIT-2026-0001 que abre directamente ese documento.
6.Crear una transferencia
- Haz clic en + Nueva Transferencia (visible para Negocios, Gestor y Admin).
- Se abre un borrador. Aún no existe el documento ni se consume consecutivo: puedes mirar sin generar números.
- Diligencia la sección 3. Identificación y presiona Guardar. En ese momento se asigna el consecutivo (por ejemplo, FIT-2026-0002) y, unos segundos después, se crea la tarea en ClickUp en la columna EN DILIGENCIAMIENTO NG.
Si cierras el borrador sin guardar, no queda nada registrado. Un consecutivo solo se genera al guardar.
8.Bloque comercial (Negocios): secciones 3 a 5
Sección 3. Identificación
- Proyecto / Cliente: se elige de un desplegable con el catálogo real de ClickUp (formato "PROYECTO/CLIENTE"). Al elegir, los campos Cliente y Proyecto / Servicio se llenan solos y no se pueden escribir a mano; así el FIT y ClickUp siempre coinciden.
- Si el proyecto no aparece, primero debe crearse en el campo "Proyecto/Cliente" de ClickUp. Luego usa el enlace Actualizar lista.
- Si ves una opción marcada con ⚠ "(no existe en ClickUp)", es un valor antiguo: elige la opción correcta de la lista y guarda.
- Responsable Comercial / Responsable Ingeniería: se eligen de una lista de personas registradas. Si alguien no aparece, pide al administrador que lo registre en Equivalencias ClickUp.
Secciones 4 y 5
Compromiso comercial aprobado e información contractual relevante. En "SLA / ANS": SLA es el compromiso comercial de Nebulae con el cliente; ANS es el acuerdo de nivel de servicio del proveedor de telecomunicaciones (proceso de Infraestructura).
Confirmar el bloque comercial
- Al guardar la sección 5, el sistema baja al recuadro dorado "✅ Confirmación del bloque — Negocios" (también está en la sección 2).
- Marca la casilla y acepta la confirmación.
- El documento pasa automáticamente a Ingeniería y se avisa al Gestor en ClickUp.
Después de confirmar, la casilla queda fija. Si hay que corregir algo del bloque, el Gestor usa Devolver. Negocios puede seguir editando sus secciones mientras el documento no esté Aprobado.
9.Bloque técnico (Ingeniería): secciones 6 a 9
- 6. Solución y condiciones técnicas.
- 7. Condiciones y dependencias: en "Aplica" marca Sí solo si la condición afecta este proyecto; si es Sí, indica responsable y fecha requerida.
- 8. Recursos críticos para iniciar: solo lo indispensable antes de empezar. Usa "+ Agregar recurso".
- 9. Riesgos conocidos al transferir: marca los riesgos que aplican y escribe el tratamiento. El FIT no reemplaza la Matriz de Riesgos del proyecto.
Confirmar el bloque técnico
Al guardar la sección 9, el sistema baja al recuadro dorado "✅ Confirmación del bloque — Ingeniería". Al marcarlo, el documento pasa automáticamente a Validación y se avisa a los tres validadores.
La casilla de cada bloque solo se puede marcar mientras el documento está en el estado de esa área.
10.Validación de la transferencia: secciones 10 a 12
La sección 10 (información para iniciar ejecución) la diligencian Ingeniería, Operaciones o el Gestor.
En la sección 12, cada área confirma solo su propia fila:
| Fila | Quién la diligencia | Qué confirma |
|---|---|---|
| Negocios | Rol Negocios | Que la información comercial y contractual está completa |
| Ingeniería | Rol Ingeniería | Que la información técnica necesaria está disponible |
| Proceso ejecutor | Rol Operaciones (siempre) | Que Ejecución puede recibir el proyecto |
- Marca Conforme si está todo bien, o Devuelto explicando en Observaciones qué falta.
- Un Devuelto genera un aviso prioritario al Gestor, que decide si devuelve el documento y a qué área.
- Cuando las tres filas quedan en Conforme, el documento pasa automáticamente a Aprobación y se avisa a los dos directores.
11.Aprobación y cierre: secciones 13 a 15
- 13. Aprobación de transferencia: el Director de Negocios (rol Negocios) y el Director de Operaciones (rol Operaciones) diligencian cada uno su fila: resultado (Aprobada / Devuelta), fecha, medio y observaciones. El Gestor no puede escribir aquí.
- Cuando ambos aprueban, el Gestor ve ● Confirmar Aprobado y presiona Confirmar Aprobado. Se registra la fecha de transferencia y el documento queda cerrado para edición.
- 14. Coordinación — Gestor: lista de verificación del Gestor sobre el traspaso.
- 15. Observaciones: comentarios generales. Las devoluciones se registran aquí automáticamente con su fecha y motivo.
En ClickUp, la tarjeta llega a APROBADA PARA EJECUCIÓN. El paso a CERRADA se hace manualmente en ClickUp, fuera del portal.
12.Funciones del Gestor
| Acción | Cuándo | Qué hace |
|---|---|---|
| Sección 2: Administración del proceso | Al iniciar | Confirma responsables, Gestor de Control de Servicio y fecha de inicio. Si los responsables quedan vacíos aquí, ClickUp usa los de la sección 3 |
| Devolver | Negocios, Ingeniería, Validación o Aprobación | Exige un motivo y el estado al que se reincorpora. El documento pasa a Devuelto |
| Reincorporar | Documento en Devuelto | Lo regresa al estado elegido. Si vuelve a Negocios o Ingeniería, la casilla del bloque se desmarca para que el área confirme de nuevo |
| Confirmar Aprobado | Ambos directores aprobaron | Cierra el documento |
| Reabrir | Documento Aprobado | Reapertura controlada con motivo; queda registrada como comentario en ClickUp |
| Botones de respaldo | Casos excepcionales | "Enviar a Ingeniería / Validación / Aprobación" solo aparecen si la condición ya se cumplió pero el documento no avanzó |
13.Integración con ClickUp
Qué pasa en ClickUp en cada momento
| Momento en el portal | Columna en ClickUp | Quién recibe aviso |
|---|---|---|
| Primer guardado | EN DILIGENCIAMIENTO NG | — |
| Negocios confirma su bloque | EN DILIGENCIAMIENTO ING | Gestor |
| Ingeniería confirma su bloque | EN VALIDACIÓN | Gestor y los tres validadores |
| Una validación o aprobación queda en Devuelto | Sin cambio | Gestor (aviso prioritario ⚠️) |
| Tres validaciones en Conforme | PENDIENTE DE APROBACIÓN | Gestor y los dos directores |
| Gestor confirma Aprobado | APROBADA PARA EJECUCIÓN | — |
| Devolución | DEVUELTA PARA AJUSTE | Comentario con el motivo |
Cómo te enteras
El sistema publica en la tarea un comentario asignado a ti. Te llega una notificación de ClickUp y queda en tu bandeja de comentarios asignados, con el enlace directo al FIT. Si el responsable de un área está vacío, se avisa a todos los usuarios activos de ese rol.
Campos que se sincronizan
Proyecto/Cliente, Estado FIT-001, Fecha inicio, Validaciones (Negocios, Ingeniería, Proceso Ejecutor), Aprobaciones (Negocios, Operaciones), Responsables (Negocios, Ingeniería, Ejecutor), Proceso ejecutor, Observaciones y el enlace al FIT. El nombre de la tarea se actualiza si cambian el cliente o el proyecto.
Regla: estos campos se diligencian en el portal. Un cambio hecho a mano en ClickUp se sobrescribe en la siguiente sincronización, incluso si en el portal el campo está vacío.
Requisitos para que funcione
- Cada persona que pueda ser responsable o recibir avisos debe estar registrada en Equivalencias ClickUp.
- Esa persona debe tener acceso a la lista "Transferencia a Ejecución" en ClickUp. Sin acceso, ClickUp no permite asignarla.
Sincronizar manualmente (Gestor y admin)
En Historial de Cambios → Sincronización con ClickUp se ve la tarea vinculada (con enlace), la última sincronización y el último error. El botón Sincronizar con ClickUp ahora reintenta y muestra el resultado exacto.
14.Imprimir / PDF e historial
- Imprimir / PDF: genera el FIT completo con las 15 secciones. En la ventana de impresión elige "Guardar como PDF". Las observaciones largas se imprimen completas.
- Un documento anulado se imprime con la marca de agua ANULADO.
- Historial de Cambios: muestra el historial de estados (quién, cuándo y motivo, incluidos los avances automáticos) y la bitácora de guardados por sección.
15.Administración (solo admin)
| Función | Dónde | Para qué |
|---|---|---|
| Administrar usuarios | Botón en el listado | Asignar rol a quien inició sesión por primera vez, cambiar roles o desactivar usuarios |
| Equivalencias ClickUp | Botón en el listado | Relacionar el correo y nombre de cada persona con su ID de usuario en ClickUp. Al registrar a alguien, verifica también que tenga acceso a la lista en ClickUp |
| Verificación de base de datos | Administrar usuarios | Confirmar que todos los documentos estén en la base actual (D1) |
| Diagnóstico de campos ClickUp | Administrar usuarios | Comparar cada campo que usa el portal con los campos reales de la lista: ✓ correcto, ⚠ encontrado por nombre, ✗ no existe |
| Anular | Dentro del documento | Marca permanente e irreversible con motivo obligatorio. El documento ya no admite cambios, su consecutivo no se reutiliza y en ClickUp la tarea recibe el prefijo [ANULADO] y la etiqueta "anulado" |
Anular no se puede deshacer. Úsalo solo para documentos creados por error. Para corregir contenido, usa Devolver.
16.Preguntas frecuentes y errores
No veo el botón para pasar el documento a Ingeniería
Ese paso es automático: Negocios (o el Gestor/admin) marca la casilla del recuadro dorado al final de la sección 5. El botón "Enviar a Ingeniería" solo aparece como respaldo si la casilla ya estaba marcada y el documento no avanzó.
Marqué la casilla del bloque por error, ¿cómo la desmarco?
Una vez que el documento avanzó, la casilla queda fija. Pide al Gestor que use Devolver hacia tu estado; al reincorporarse, la casilla se desmarca.
No encuentro mi proyecto en el desplegable Proyecto / Cliente
Debe crearse primero en el campo "Proyecto/Cliente" de ClickUp. Luego haz clic en Actualizar lista. Si aparece el aviso "No se pudo cargar el catálogo", informa al administrador con el detalle que se muestra.
Un responsable aparece con ⚠ "sin equivalencia en ClickUp"
Esa persona no está registrada en Equivalencias ClickUp. Elige a la persona correcta de la lista o pide al administrador que la registre.
El Historial muestra "All users must have access to task"
La persona asignada no tiene acceso a la lista "Transferencia a Ejecución" en ClickUp. Un administrador de ClickUp debe compartirle la lista (o el Espacio). Luego se usa Sincronizar con ClickUp ahora.
El Historial muestra "No se encontró la opción…"
El valor del portal no coincide con ninguna opción del desplegable en ClickUp. Revisa que la opción exista con ese texto en ClickUp; para Proyecto/Cliente, elígela de nuevo en la sección 3 y guarda.
No recibí el aviso en ClickUp
Revisa tu bandeja de notificaciones y tus comentarios asignados en ClickUp. Si no está, verifica con el administrador que estés en Equivalencias ClickUp y que tengas acceso a la lista. En el portal, la columna Tu acción siempre muestra lo que te toca, aunque falle el aviso.
No veo los cambios nuevos del sistema
Recarga la página con Ctrl + Shift + R (en Mac, Cmd + Shift + R). La versión del sistema aparece debajo del título del listado.
¿Puedo cambiar las validaciones o aprobaciones directamente en ClickUp?
No. Se diligencian en el portal, que es donde queda la trazabilidad del FIT-001. Un cambio hecho en ClickUp se sobrescribe en la siguiente sincronización.
¿Qué pasa si dos personas guardan el mismo documento al mismo tiempo?
El sistema aplica ambos cambios en orden, sin que uno borre al otro. Si en un caso extremo no puede, muestra un mensaje pidiendo recargar e intentar de nuevo.
17.Control del documento
| Versión del manual | Fecha | Cambios |
|---|---|---|
| 2.0 | 23/09/2026 | Reescritura completa para el Portal v3.4: avance automático por bloques y a Aprobación, confirmación de bloque al final de las secciones 5 y 9, menú lateral por bloques con marcas de avance, columna "Tu acción" y filtro de pendientes, avisos por comentario asignado en ClickUp, Proyecto/Cliente y responsables desde listas, sincronización manual con ClickUp, diagnóstico de campos, campos de observación que crecen con el texto |
| 1.x | 16/09/2026 | Primera versión del manual (Portal v2.3) |
Formato de referencia: FIT-001 / FDS-001 v2.3 · Nebula Engineering S.A.S.