📦 Manual de usuario · v1.1

Sistema de Documentos
de Almacén

Guía práctica para generar los documentos de Salida, Entrada y Traslado de insumos, con ClickUp como única fuente de información.

Salida
Entrada
Traslado
Principio general

Así funciona el sistema

Una sola regla rige todo el sistema — vale la pena memorizarla antes de seguir.

ℹ️ Primero ClickUp, después el sistema. El sistema de Almacén solo lee lo que ya existe en ClickUp — nunca se digitan ahí los datos del movimiento, salvo el motivo.
1
Se registra el movimiento en ClickUpTarea principal + subtareas de insumos, ya diligenciadas.
2
Se abre el sistema y se ingresa el ID de la tareaEl sistema busca esa tarea directamente en ClickUp.
3
El sistema trae los datos automáticamenteResponsable, proyecto, fecha, ítems y observaciones.
4
Usted completa solo el MotivoEs el único campo editable manualmente.
5
Registrar y descargar PDFEl sistema genera el consecutivo, lo escribe en ClickUp y descarga el documento.
Guía interactiva

Paso a paso, por tipo de movimiento

Toque cada pestaña — funcionan igual que las pestañas reales del sistema.

Salida
Entrada
Traslado
📦 Entrega de insumos o equipos hacia un proyecto, cliente o área
  1. En ClickUp, confirme que la tarea de Salida y sus subtareas de insumo ya están diligenciadas, con cantidad y unidad de medida.
  2. Copie el ID de la tarea desde la URL de ClickUp.
  3. En el sistema, entre a la pestaña Salida y presione Conectar.
  4. Pegue el ID y presione ⬇ Cargar datos de tarea.
  5. Revise que Entregado por, Proyecto, Fecha e Ítems cargaron correctamente.
  6. Complete el campo Motivo de salida.
  7. Presione ✅ Registrar y descargar PDF.
✅ Ingreso de insumos o equipos a la bodega (compras, devoluciones, etc.)
  1. En ClickUp, confirme que la tarea de Entrada y sus subtareas de insumo recibido ya están diligenciadas.
  2. Copie el ID de la tarea desde la URL de ClickUp.
  3. En el sistema, entre a la pestaña Entrada y presione Conectar.
  4. Pegue el ID y presione ⬇ Cargar datos de tarea.
  5. Revise que Recibido por, Proyecto, Fecha e Ítems cargaron correctamente.
  6. Complete el campo Motivo de entrada.
  7. Presione ✅ Registrar y descargar PDF.
🔀 Movimiento de insumos entre la bodega de Medellín y la de Barranquilla
  1. En ClickUp, confirme que la tarea de Traslado y sus subtareas de insumo trasladado ya están diligenciadas.
  2. Copie el ID de la tarea desde la URL de ClickUp.
  3. En el sistema, entre a la pestaña Traslado y presione Conectar.
  4. Pegue el ID y presione ⬇ Cargar datos de tarea.
  5. Revise que sede de origen, sede destino, Proyecto, Fecha e Ítems cargaron correctamente.
  6. Complete el campo Motivo de traslado.
  7. Presione ✅ Registrar y descargar PDF.
⚠️ Si al cargar la tarea los ítems aparecen vacíos o incompletos, no continúe. Corrija primero las subtareas en ClickUp (insumo, cantidad, unidad de medida) y vuelva a cargar.
🔒 Mientras el sistema está conectado a una tarea, las otras dos pestañas quedan bloqueadas y el ingreso manual de ítems se deshabilita — así se evita mezclar información de un movimiento con otro. Presione Desconectar para liberar y empezar uno nuevo.

Lo que carga automáticamente desde ClickUp

CampoSe llena con...
Entrega / Recibe / TrasladaPersona asignada en la tarea de ClickUp.
Proyecto / ClienteProyecto o cliente asociado al movimiento.
Documento ref.Requisición, OC o documento vinculado.
FechaFecha registrada en la tarea.
ÍtemsInsumo, cantidad, unidad y observaciones de cada subtarea.
Novedad

Reimprimir un documento ya generado Nuevo

¿Se dañó, se perdió o necesita otra copia de un documento que ya se registró? No hay que crear uno nuevo.

🔁 El sistema reconoce automáticamente cuando una tarea de ClickUp ya tiene un consecutivo asignado. Solo necesita volver a cargar esa misma tarea.
  1. Entre a la pestaña correspondiente (Salida, Entrada o Traslado) y presione Conectar.
  2. Pegue el mismo ID de tarea de ClickUp que usó la primera vez y presione ⬇ Cargar datos de tarea.
  3. El sistema detecta que esa tarea ya tiene consecutivo y lo muestra en el documento — no genera uno nuevo.
  4. Presione ✅ Registrar y descargar PDF normalmente para volver a imprimir la copia.
✔️ No hay riesgo de duplicar el número: como el consecutivo ya existe en ClickUp, el sistema siempre lo reutiliza en vez de generar uno adicional.
Consulta

La pestaña de Historial Nuevo

Todo documento generado desde el sistema (no en modo manual) queda guardado y consultable aquí.

  1. Vaya a la pestaña Historial en el menú del sistema.
  2. Seleccione la Bodega (Medellín o Barranquilla) y el Mes que desea consultar.
  3. Aparecerá una tabla con: consecutivo, tipo de movimiento, fecha, responsable y proyecto de cada documento generado ese mes.
  4. Haga clic en Ver, junto a cualquier registro, para abrir el documento completo tal como quedó generado.
📁 El Historial solo muestra documentos que completaron el flujo del sistema (ClickUp → registro → PDF). Los documentos hechos en modo manual de contingencia no aparecen aquí, porque no pasaron por ese flujo.
Excepción

Modo manual (sin conexión a ClickUp)

Solo para casos excepcionales autorizados por su jefe inmediato.

Si ClickUp no está disponible momentáneamente, el sistema permite agregar ítems a mano con el botón + Agregar ítem, sin conectarse a una tarea.

🚫 Un documento en modo manual no queda registrado en ClickUp ni en el Historial del sistema. La trazabilidad debe llevarse aparte hasta regularizar el movimiento en ClickUp apenas sea posible.
Ayuda rápida

Preguntas frecuentes

¿Qué hago si al cargar la tarea aparece un error?▾

Verifique que el ID sea el correcto — se copia desde la URL de ClickUp, no del nombre de la tarea. Si el error continúa, contacte a su jefe inmediato o a Sistemas.

¿Qué hago si los ítems no cargan o están incompletos?▾

No genere el documento todavía. Corrija primero en ClickUp los campos de insumo, cantidad y unidad de medida en la subtarea, y vuelva a cargar la tarea.

¿Puedo escribir yo mismo el consecutivo en ClickUp?▾

No. El consecutivo lo genera y escribe automáticamente el sistema, para garantizar que no existan números repetidos ni saltados. No lo modifique a mano.

Necesito otra copia de un documento — ¿genero uno nuevo?▾

No. Cargue la misma tarea de ClickUp de nuevo — el sistema reconoce el consecutivo existente y le permite reimprimir sin duplicar el número. Vea la sección Reimprimir un documento.

¿Dónde veo los documentos que ya generé antes?▾

En la pestaña Historial, filtrando por bodega y mes. Vea la sección La pestaña de Historial.

¿Qué pasa si dos personas registran la misma tarea al mismo tiempo?▾

El sistema reconoce si la tarea ya tiene consecutivo y no genera uno nuevo, evitando duplicados. Ante la duda, revise primero el Historial.

Antes de empezar

Lista de verificación rápida

Marque cada punto mientras se familiariza con el sistema (esta lista no se guarda, es solo de práctica).

¿Sigue con dudas?

Soporte

Ante cualquier error del sistema o novedad no cubierta en este manual, contacte a su jefe inmediato o al área de Sistemas de Nebulae antes de continuar con el registro.