Guía práctica para generar los documentos de Salida, Entrada y Traslado de insumos, con ClickUp como única fuente de información.
Salida
Entrada
Traslado
Principio general
Así funciona el sistema
Una sola regla rige todo el sistema — vale la pena memorizarla antes de seguir.
ℹ️Primero ClickUp, después el sistema. El sistema de Almacén solo lee lo que ya existe en ClickUp — nunca se digitan ahí los datos del movimiento, salvo el motivo.
1
Se registra el movimiento en ClickUpTarea principal + subtareas de insumos, ya diligenciadas.
2
Se abre el sistema y se ingresa el ID de la tareaEl sistema busca esa tarea directamente en ClickUp.
3
El sistema trae los datos automáticamenteResponsable, proyecto, fecha, ítems y observaciones.
4
Usted completa solo el MotivoEs el único campo editable manualmente.
5
Registrar y descargar PDFEl sistema genera el consecutivo, lo escribe en ClickUp y descarga el documento.
Guía interactiva
Paso a paso, por tipo de movimiento
Toque cada pestaña — funcionan igual que las pestañas reales del sistema.
Salida
Entrada
Traslado
📦 Entrega de insumos o equipos hacia un proyecto, cliente o área
En ClickUp, confirme que la tarea de Salida y sus subtareas de insumo ya están diligenciadas, con cantidad y unidad de medida.
Copie el ID de la tarea con la opción “Copy task ID” del menú de la tarea en ClickUp (no el enlace/URL).
En el sistema, entre a la pestaña Salida y presione Conectar.
Pegue el ID y presione ⬇ Cargar datos de tarea.
Revise que Entregado por, Proyecto, Fecha e Ítems cargaron correctamente.
Complete el campo Motivo de salida.
Presione ✅ Registrar y descargar PDF.
✅ Ingreso de insumos o equipos a la bodega (compras, devoluciones, etc.)
En ClickUp, confirme que la tarea de Entrada y sus subtareas de insumo recibido ya están diligenciadas.
Copie el ID de la tarea con la opción “Copy task ID” del menú de la tarea en ClickUp (no el enlace/URL).
En el sistema, entre a la pestaña Entrada y presione Conectar.
Pegue el ID y presione ⬇ Cargar datos de tarea.
Revise que Recibido por, Proyecto, Fecha e Ítems cargaron correctamente.
Complete el campo Motivo de entrada.
Presione ✅ Registrar y descargar PDF.
🔀 Movimiento de insumos entre la bodega de Medellín y la de Barranquilla
En ClickUp, confirme que la tarea de Traslado y sus subtareas de insumo trasladado ya están diligenciadas.
Copie el ID de la tarea con la opción “Copy task ID” del menú de la tarea en ClickUp (no el enlace/URL).
En el sistema, entre a la pestaña Traslado y presione Conectar.
Pegue el ID y presione ⬇ Cargar datos de tarea.
Revise que sede de origen, sede destino, Proyecto, Fecha e Ítems cargaron correctamente.
Complete el campo Motivo de traslado.
Presione ✅ Registrar y descargar PDF.
⚠️Si al cargar la tarea los ítems aparecen vacíos o incompletos, no continúe. Corrija primero las subtareas en ClickUp (insumo, cantidad, unidad de medida) y vuelva a cargar.
🔒Mientras el sistema está conectado a una tarea, las otras dos pestañas quedan bloqueadas y el ingreso manual de ítems se deshabilita — así se evita mezclar información de un movimiento con otro. Presione Desconectar para liberar y empezar uno nuevo.
Lo que carga automáticamente desde ClickUp
Campo
Se llena con...
Entrega / Recibe / Traslada
Persona asignada en la tarea de ClickUp.
Proyecto / Cliente
Proyecto o cliente asociado al movimiento.
Documento ref.
Requisición, OC o documento vinculado.
Fecha
Fecha registrada en la tarea.
Ítems
Insumo, cantidad, unidad y observaciones de cada subtarea.
Novedad
Reimprimir o corregir un documento ya generado Nuevo
¿Se dañó, se perdió, o corrigió algo en ClickUp y necesita que el documento quede igual? No hay que crear uno nuevo.
🔁El sistema reconoce automáticamente cuando una tarea de ClickUp ya tiene un consecutivo asignado. Solo necesita volver a cargar esa misma tarea.
Entre a la pestaña correspondiente (Salida, Entrada o Traslado) y presione Conectar.
Pegue el mismo ID de tarea de ClickUp que usó la primera vez y presione ⬇ Cargar datos de tarea.
Aparece un aviso de color confirmando qué va a pasar: 🔄 verde si la tarea ya tiene consecutivo (se va a actualizar ese mismo documento), o 🆕 azul si es una tarea nueva (se va a generar un consecutivo).
El botón de abajo cambia según el caso: 🔄 Actualizar documento (consecutivo) en naranja, o ✅ Registrar y descargar PDF en verde. Presiónelo normalmente.
✔️No hay riesgo de duplicar el número: como el consecutivo ya existe en ClickUp, el sistema siempre lo reutiliza en vez de generar uno adicional.
Consulta
La pestaña de Historial Nuevo
Todo documento generado desde el sistema (no en modo manual) queda guardado y consultable aquí.
Vaya a la pestaña Historial en el menú del sistema. Por defecto muestra todos los documentos guardados, sin importar el mes.
Use Tipo para ver solo Salidas, Entradas o Traslados, y Orden para elegir si aparece primero lo más reciente o lo más antiguo — ambos se aplican al instante.
Si prefiere acotar a un mes puntual, elija el Mes y presione 🔍 Consultar por mes. El botón 📚 Ver todos los meses regresa a la vista completa.
Cada fila muestra dos fechas por separado: la Fecha real (ClickUp) (cuándo pasó el movimiento de verdad) y la Fecha de registro (cuándo se digitó en el sistema) — para trazabilidad completa.
Haga clic en Ver, junto a cualquier registro, para abrir el documento completo tal como quedó generado.
📁El Historial solo muestra documentos que completaron el flujo del sistema (ClickUp → registro → PDF). Los documentos hechos en modo manual de contingencia no aparecen aquí, porque no pasaron por ese flujo.
📅Si una fila muestra "sin dato en ClickUp" en la Fecha real, significa que la tarea de ClickUp no tenía diligenciado el campo de fecha (Fecha Despacho / Fecha Recepción / Fecha de Salida, según el tipo) al momento de registrar. El documento queda guardado igual, usando la fecha de registro como respaldo.
Control de inventario
Saldo de Almacén Nuevo
Muestra cuánto hay de cada insumo en tiempo real, sin depender de calcularlo manualmente en ClickUp.
ℹ️ClickUp sigue siendo la fuente de auditoría. Cada Salida, Entrada o Traslado se sigue registrando igual que siempre; esta pestaña simplemente lleva la cuenta automáticamente a partir de esos documentos, para no tener que sumar y restar a mano.
Qué significa cada columna
Columna
Significado
Saldo inicial
Lo que había en el conteo físico de origen (la última vez que se hizo un inventario físico completo).
Entradas
Todo lo que ha entrado (Entradas + Traslados recibidos) desde ese conteo inicial.
Salidas
Todo lo que ha salido (Salidas + Traslados enviados) desde ese conteo inicial.
Saldo final
Lo que hay actualmente: saldo inicial + entradas − salidas. Es el mismo número que se refleja en ClickUp, en el campo "Stock disponible".
Última actualización
La fecha real (no la de registro) del movimiento más reciente de ese insumo.
Dos formas de ver el saldo
Vista general (acumulado): es la que se ve por defecto — el saldo de siempre hasta hoy.
Vista por mes: use el selector "Ver mes específico" para ver el saldo inicial, entradas, salidas y saldo final de solo ese mes puntual. Si un insumo muestra "sin dato", es porque ese mes es anterior a que existiera este control, o es el mismo mes en que se hizo el conteo físico (no se sabe cuánto había justo antes del conteo).
Filtros disponibles
Filtro
Para qué sirve
Buscar insumo
Por código o por nombre.
Actualizado desde / hasta
Muestra solo los insumos con movimiento en ese rango de fechas (vista general).
Ver mes específico
Cambia a la vista por mes (ver arriba).
👁 Ver todos
Quita cualquier filtro y vuelve a la vista general completa.
Botones de la pestaña
Botón
Qué hace
↺ Actualizar
Vuelve a consultar el saldo más reciente.
🔄 Refrescar ClickUp
Úselo justo después de corregir un código o nombre en ClickUp, para que el sistema lo note de inmediato en vez de esperar hasta 1 hora.
🧮 Recalcular con historial completo
Reconstruye el saldo completo revisando todos los documentos guardados. Úselo si el saldo se ve descuadrado, o si hay movimientos viejos que no se reflejan.
🖨 Imprimir
Genera un reporte formal con logo, listo para imprimir o guardar como PDF — respeta cualquier filtro activo.
⬇ Descargar (Excel)
Descarga exactamente lo que se está viendo (con los mismos filtros) en un archivo que Excel abre directamente.
📋 Acta de carga inicial
Genera el documento formal (con espacio de firma) que certifica el saldo con el que arrancó el control, tal como quedó del conteo físico — sin mezclar con movimientos posteriores.
🔍 (en cada fila)
Abre el detalle de todos los movimientos de ese insumo puntual: fecha real, fecha de registro, tipo, cantidad, responsable y consecutivo.
⚠️Si un insumo aparece con un triángulo ⚠ junto al nombre, significa que ese código no se encuentra en el catálogo de ClickUp (no existe, o tiene un código distinto al esperado). El saldo interno sigue funcionando bien, pero el "Stock disponible" en ClickUp no se va a actualizar solo para ese producto hasta que se corrija el código en ClickUp.
🧮Es seguro usar "Recalcular con historial completo" las veces que haga falta — siempre reconstruye todo desde cero (saldo inicial + historial completo de documentos), así que nunca duplica cantidades por correrlo más de una vez.
Excepción
Modo manual (sin conexión a ClickUp)
Solo para casos excepcionales autorizados por su jefe inmediato.
Si ClickUp no está disponible momentáneamente, el sistema permite agregar ítems a mano con el botón + Agregar ítem, sin conectarse a una tarea.
🚫Un documento en modo manual no queda registrado en ClickUp ni en el Historial del sistema. La trazabilidad debe llevarse aparte hasta regularizar el movimiento en ClickUp apenas sea posible.
Ayuda rápida
Preguntas frecuentes
¿Qué hago si al cargar la tarea aparece un error?▾
Verifique que el ID sea el correcto — use la opción "Copy task ID" del menú de la tarea en ClickUp (no "Copy link" ni el nombre de la tarea). Si el error continúa, contacte a su jefe inmediato o a Sistemas.
¿Qué hago si los ítems no cargan o están incompletos?▾
No genere el documento todavía. Corrija primero en ClickUp los campos de insumo, cantidad y unidad de medida en la subtarea, y vuelva a cargar la tarea.
¿Puedo escribir yo mismo el consecutivo en ClickUp?▾
No. El consecutivo lo genera y escribe automáticamente el sistema, para garantizar que no existan números repetidos ni saltados. No lo modifique a mano.
Necesito otra copia de un documento — ¿genero uno nuevo?▾
No. Cargue la misma tarea de ClickUp de nuevo — el sistema reconoce el consecutivo existente y le permite reimprimir sin duplicar el número. Vea la sección Reimprimir un documento.
¿Dónde veo los documentos que ya generé antes?▾
En la pestaña Historial, filtrando por bodega y mes. Vea la sección La pestaña de Historial.
¿Qué pasa si dos personas registran la misma tarea al mismo tiempo?▾
El sistema reconoce si la tarea ya tiene consecutivo y no genera uno nuevo, evitando duplicados. Ante la duda, revise primero el Historial.
El saldo de un producto se ve raro o descuadrado, ¿qué hago?▾
Use el botón 🧮 Recalcular con historial completo en la pestaña Saldo de Almacén. Reconstruye el saldo desde cero usando todos los documentos guardados, así que corrige cualquier desajuste sin riesgo de duplicar nada. Si después de eso sigue viéndose mal, revise con el detalle 🔍 de ese producto qué movimientos lo componen.
Un producto aparece con ⚠ junto al nombre en Saldo de Almacén, ¿qué significa?▾
Que ese código no se encuentra en el catálogo de insumos de ClickUp — puede que no exista la tarea, o que tenga un código distinto al que se está usando. Revise y corrija el código en ClickUp, y luego use el botón 🔄 Refrescar ClickUp para que el sistema lo note de inmediato.
¿El saldo que veo aquí reemplaza el "Stock disponible" de ClickUp?▾
No lo reemplaza, lo alimenta. El sistema calcula el saldo y lo escribe automáticamente en el campo "Stock disponible" de ClickUp en cada movimiento — ambos deberían mostrar siempre el mismo número.
Antes de empezar
Lista de verificación rápida
Marque cada punto mientras se familiariza con el sistema (esta lista no se guarda, es solo de práctica).
¿Sigue con dudas?
Soporte
Ante cualquier error del sistema o novedad no cubierta en este manual, contacte a su jefe inmediato o al área de Sistemas de Nebulae antes de continuar con el registro.